Endlich Schluss mit endlosen Diskussionen im Team durch Lean Coffee!

Mit Lean Coffee kann ein Moderator in Meetings die Diskussionen kurz halten kann und gleichzeitig die Beteiligung erhöhen.

Praktik “Lean Coffee”

Dimension: Beziehung | Stufe: orangener Gürtel

Lean Coffee unterstützt den Austausch im Team. Die Praktik hilft, dass ein effizienter Austausch zu den Arbeitsinhalten stattfinden kann und alle Teilnehmer Einfluss auf den Verlauf nehmen können.

Ziele

Diskussionen verlaufen in Gruppen oft etwas unglücklich: die besten Argumente sind schon nach wenigen Minuten ausgetauscht. Dennoch geht die Diskussion immer weiter und weiter. Immer mehr der ursprünglichen Teilnehmer ziehen sich zurück und sind zunehmend gelangweilt oder gar genervt. Schließlich endet es in einem Streitgespräch zwischen zwei oder drei Personen, welches mit dem Ende der Sitzungszeit abgebrochen und nicht beendet wird.

Mit Lean Coffee kannst du verhindern, dass die Diskussionen ungebremst einfach so dahinlaufen und unreflektiert sämtliche Zeit in Besprechungen verbrauchen.

Ablauf

  1. Der Ablauf wird allen Teilnehmern erklärt, damit es im Verlauf zu keinen Unterbrechungen kommt.
  2. Zuerst werden alle Themen gesammelt.
  3. Mit Klebepunkten können die Teilnehmer abstimmen, welche Themen ihnen am wichtigsten sind.
  4. In der Reihenfolge der meisten Stimmen werden die Themen bearbeitet.
  5. Ein Wecker wird auf 5 min. gestellt, dann startet die Diskussion
  6. Wenn der Wecker klingelt wird die Diskussion hart unterbrochen
  7. Sofort stimmen alle per Handzeichen ab:
    • Daumen hoch = bitte nochmal 5 min. zu diesem Thema
    • Daumen runter = weiter zum nächsten Thema
  8. Wenn die Mehrheit den Daumen hoch signalisiert, dann gehören die nächsten 5 min. dem selben Thema, ansonsten dem nächsten Thema
  9. Das Lean Coffee endet, wenn die Themen ausgehen oder die Zeit für die Besprechung abgelaufen ist.

Einsatzmöglichkeiten

Lean Coffee kann in jeder Besprechung angewendet werden, bei der eine Gruppe verschiedene Themen in kurzer Zeit ansprechen möchte. Sofern es nur um den Austausch geht und keine Entscheidungen getroffen werden.

Vorteile

  • In Meetings läuft nicht einfach die Zeit runter, sondern es wird regelmäßig überprüft, ob eine Mehrheit noch am Thema interessiert ist.
  • Dadurch, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer abstimmen, ist es für Vielredner einfacher zu akzeptieren, dass es reicht. Sie beugen sich dem Votum der Mehrheit, das gelingt einem mahnenden Moderator oft nicht so überzeugend.
  • Sollte ein Thema wirklich den Teilnehmern wichtig sein, dann bekommt es auch die notwendige Zeit.
  • Alle halten sich kurz, weil jeder weiß, dass der Wecker tickt und jederzeit die Zeit um sein könnte.

Voraussetzungen und Hilfsmittel

In der Runde muss eine Person die Moderation der Führungspraktik übernehmen.  Führungskräfte müssen sich ebenfalls an die Regeln halten.

Benötigt wird eine Eieruhr, ein Time Timer oder eine Countdown-App mit der 5 min. Intervalle gemessen werden können.

Einführung

Die Einführung gestaltet sich unproblematisch, die Methode ist schnell erklärt und einfach zu verstehen.

Es ist am Anfang darauf zu achten, dass beim Zeitsignal eine harte Unterbrechung erfolgt und nicht „der Satz noch zu Ende“ gesprochen wird. Diese Härte kann man nach einigen Runden aufgeben, wenn das Zeitsignal von der Gruppe nicht mehr ignoriert wird.

Kommentare und Tipps

Die Unterbrechung zur Abstimmung sollte möglichst kurzgehalten werden. Am besten ermittelt der Moderator schon zu Beginn die Anzahl der Stimmen, die für die Mehrheit nötig sind. Nach dem Zeitsignal zählt er nur 1-2-3, dann werden die Daumen nach oben durchgezählt. Ist die Mehrheit erreicht, dann nochmal 5 min. am Thema, ansonsten gleich weiter. Unschlüssigkeit wird also eher als Daumen-runter gewertet.

Die Praktik ist zwar einfach, verändert aber auch wenig. Für Führungskräfte ist es eine schöne Gelegenheit sich darin zu üben, die Regeln nicht zu brechen und in der Gruppe mitzumachen. Schön ist es, wenn die Führungskraft erst am Ende den Daumen zeigt, wenn sich alle anderen schon entschieden haben – so dann die Führungskraft ihren Einfluss auf die Gruppe reduzieren.

Varianten

Entwickle deine eigene Variante und beschreibe sie in den Kommentaren.

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