Entscheidungen abgeben

In einer Schwarm-Organisation gehen die meisten Entscheidungsbefugnisse von den Führungskräften an die Individuen über. Zum Thema Delegation an dieser Stelle ein paar Überlegungen, die grundsätzlich wichtig sind.

Wo liegt die Verantwortung?

Zunächst muss geklärt werden welche Einheiten Verantwortung überhaupt tragen können. Im einfachsten Fall können dies Individuen sein, es kann aber auch ein Teil des Teams oder das gesamte Team Verantwortung übernehmen.

Verantwortung bei einer Gruppe von Personen

Es hat viele Vorteile, wenn ein (Teil-)Team die Verantwortung übernimmt. Vorteile sind unter anderem: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Tätigkeiten gemäß ihren Vorlieben gestalten, das Team organisiert sich bei Abwesenheit oder Weggang selbst. Andererseits erfordert es eine gewisse Teamreife, denn sonst kann es zu Entscheidungen kommen, die nicht vom gesamten Team mitgetragen werden. Manchmal führt dies schon vor der eigentlichen Entscheidung des Team zu Streitigkeiten. Es kann auch passieren, dass das Team die kollektive Verantwortung, weil es keinen Umgang damit finden kann oder diesen scheut. Daher sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  1. Das Team wird nicht durch individuelle Ziele gefühlt, diese ermöglichen oft nicht die benötigte Kooperation und fördert Machtkämpfe.
  2. Das Team hat bereits eine gewisse Reife erlangt, indem es z.B. mit einem Schwarm Coach verschiedene Praktiken zur Team-Entscheidung und im gegenseitigen Umgang erlernt hat.

Verantwortung bei Einzelpersonen

Die Übertragung der Verantwortung auf ein Individuum scheint dagegen einfach zu sein, jedoch gilt es auch dabei zumindest einen wichtigen Punkt zu beachten. In der Regel haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht die Berechtigungen in den betrieblichen Systemen, z.B. zur Rechnungsfreigabe oder zur Urlaubsgenehmigung. Diese muss weiterhin formal durch die Führungskraft erfolgen. Im Idealfall wird dies in den Unternehmenssystem geändert, wenn dies nicht sofort möglich ist, sollte das eine Führungskraft nicht davon abhalten Verantwortung zu delegieren. Führt eine Führungskraft formal die Freigabe durch, ist dabei wichtig, dass die Führungskraft keine Einzelfall- oder Stichprobenprüfungen durchführt, sondern die Freigabe „blind“ macht – auch wenn sie im Einzelfall anders darüber denkt. Ja, vielleicht ist es ein offensichtlicher Fehler, der dabei entsteht – dies sollen jedoch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter lernen und auch dafür geradestehen. In dem Augenblick, in dem klar ist, dass es eine „Endkontrolle“ durch die Führungskraft gibt, ist die gefühlte Verantwortung auch nicht mehr bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern bei der Führungskraft und es ändert sich nichts.

Generelle Punkte und spezielle Verantwortungen

Am einfachsten hat sich herausgestellt, wenn man mit speziellen Verantwortungen startet, die nur eine einzelne Person betrifft. Das ist oft deshalb etwas einfacher, weil man zu diesen Personen in der Vergangenheit eine Vertrauensbasis aufgebaut hat, die es leicht macht eine Verantwortung zu übergeben. So richtig interessant wird es, wenn Entscheidungen an das Team oder an alle Mitarbeiter gleichermaßen abgegeben werden (Beschaffungen, Urlaub, Auswahl von Werkzeugen, etc.).

Wie geht man mit unerfahrenen Mitarbeitern um?

Bei Informatikern habe ich die Tendenz gesehen, dass diese sich Gedanken darüber machen und auf ein Stufenkonzept kommen: unerfahrene Mitarbeiter bilden eine tiefere Stufe, erfahrene Mitarbeiter eine höhere Stufe – in einem Maximalfall, den ich gesehen habe, wurden gleich 4 Erfahrungsstufen unterschieden. Das scheint sinnvoll zu sein, da man mit zunehmender Erfahrung auch in der Lage ist Entscheidungen mit mehr Verantwortung zu treffen. Und dennoch ist es eher kontraproduktiv. Wir wollen ja Hierarchien abbauen und nicht durch neue ersetzen. Spätestens, wenn man ein Regelwerk oder ein Assessment-Center braucht um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter „gerecht“ in die richtigen Stufen einzuteilen, dann hat man es völlig übertrieben.

Dabei kann man es ganz einfach machen. Die meisten Menschen haben ein Gespür dafür, ob sie die Verantwortung für eine Entscheidung übernehmen können und möchten. Als Führungskraft braucht man etwas Mut und die Sache regelt sich von allein: Erstens, unerfahrene Mitarbeiter bekommen in der Regel einfachere Aufgaben und müssen dann auch weniger schwerwiegende Entscheidungen treffen. Zweitens, sind alle Mitarbeiter aufgefordert bei Unsicherheit sich an ihre Kolleginnen und Kollegen zu wenden – bei neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden dafür extra Personen benannt an die sie sich wenden dürfen.

Sollte es bei einzelnen Personen regelmäßig zu ungünstigen Entscheidungen kommen, dann ist ohnehin ein Personalgespräch nötig, in dem man die beiderseitigen Erwartungshaltung geklärt werden. Nur im schlimmsten Fall zur Abwendung größerer Schäden wird einzelnen Personen die Entscheidungsbefugnis entzogen.

Bestimmt lassen sich hier noch einige wichtige Aspekte zur Delegation ergänzen. Wenn dir da etwas einfällt, dann hinterlasse es doch einfach in den Kommentaren.

>

Hallo, Peter hier

​Interessiert ​dich Führung auf Augenhöhe? Mit dem Horizont-Modell ​zeige ich dir den kürzesten ​Weg dorthin.