Entscheidungsbefugnisse übergeben

Wie schön wäre es, wenn man bereits in einer Schwarm-Organisation wäre, dort gehen die meisten Entscheidungsbefugnisse (inklusive der Verantwortung für diese Entscheidungen) von den Führungskräften an die Individuen über. Wenn das bei dir jetzt noch nicht so ist, dann stellt sich die Frage, wie man dort hin kommt. Die Übertragung dieser Befugnisse und Verantwortungen kann in einem Schritt an einem Stichtag erfolgen. Das kann eine gute Wahl sein, aber es ist nicht die einzige Möglichkeit den Übergang der Entscheidungen vorzunehmen. Vielleicht ist es in deinem Fall praktischer diese Verantwortung schrittweise abzugeben.

An dieser Stelle sei noch auf den Beitrag „Entscheidungen abgeben“ hingewiesen, die dort behandelten Punkte gelten auch hier.

Auch der längste Marsch beginnt mit dem ersten Schritt.“ – Laotse

Die Größe des ersten Schrittes spielt keine Rolle mehr, wenn man kontinuierlich weitergeht. Also: keinen Druck aufbauen, ganz klein starten ist ok. Hier ein Vorschlag, wie man es machen kann (wie immer kann und sollte man die Praktik an die eigenen Gegebenheiten anpassen).

Stufen der Delegation

Die Verantwortung muss auch nicht komplett oben bei der Führungskraft (A) oder unten bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bzw. bei einem (Teil-)Team (B) liegen.

Es gibt auch mögliche Zwischenstufen:

  1. Die Entscheidung wird von A getroffen und B verkündet und erklärt
    Der Klassiker ist nicht besonders partizipativ, in einigen Fällen durchaus sinnvoll.
  2. Die Entscheidung wird von A getroffen nachdem die Meinung von B eingeholt wurde.
    Hier trifft die Führungskraft die Entscheidung immer noch selbst, befragt zumindest die Betroffenen zuvor noch nach ihrer Meinung.
  3. Die Entscheidung wird von B vorbereitet und vorgestellt, A kann bei starken Bedenken Veto gegen die Entscheidung einlegen, dann muss B die Entscheidung überarbeiten.
    Hier sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gefordert, das letzte Wort hat aber noch die Führungskraft.
  4. Die Entscheidung wird von A und B im Konsens getroffen.
    Hier besteht (theoretisch) Augenhöhe. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen die Entscheidung mit der Führungskraft aushandeln. Keine Seite hat (formal) das letzte Wort. Bitte bedenke, dass Führungskraft immer eine Autorität besitzen, die auch hier wirkt. Es bedarf gehörige Standfestigkeit dazu der Führungskraft zu widersprechen, wenn man weiß, dass diese im Anschluss z.B. die Gehaltserhöhungen festlegen wird.
  5. Die Entscheidung von B getroffen nachdem die Meinung von A eingeholt wurde.
    Nun liegt die Entscheidung in den Händen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie holen sich die Meinung und Expertise der Führungskraft noch ein, können dann aber auch abweichend entscheiden. Letztlich müssen sie ja nun auch die Verantwortung für die Entscheidung übernehmen.
  6. Die Entscheidung wird von B getroffen und danach A erklärt.
    Bei der Erklärung geht es nicht mehr darum die Entscheidung zu bewerten oder sogar zu ändern. Es ist einfach eine Übergangsstufe, in der die Führungskraft noch die Gedanken der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nachvollzieht, die zur Entscheidung geführt haben. Wenn die Führungskraft zu der Erkenntnis kommt, dass die Entscheidungen sehr bewusst und überlegt getroffen werden, dann kann sie auch die letzte Stufe vorschlagen.
  7. Die Entscheidung wird von B ohne weitere Interaktion getroffen.
    Hier ist die Führungskraft fast raus – manchmal unangenehm, aber absolut wichtig ist, dass im Aussenverhältnis (z.B. gegenüber der eigenen Führungskraft oder einer anderen Abteilung) die Führungskraft immer hinter der Entscheidung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht – auch wenn die Führungskraft anders entschieden hätte. Sollte mal Klärungsbedarf entstehen, dann kann dies intern geklärt werden.

Der Einstiegs-Workshop

Zu Beginn ist ein Workshop sinnvoll. In diesem wird zunächst das Vorhaben und die Erwartungen erklärt. Dann ist es sinnvoll die Stufen der Delegation durchzugehen, hierbei ist es wichtig, dass alle das gleiche Verständnis entwickeln. Die o.g. Stufen sind dabei nur eine Idee, im Team darf man es gerne anders machen – solange alle verstehen was welche Stufe bedeutet.
Im Anschluss wird ein erster Entscheidungsfall bearbeitet, als Beispiel sei hier als „Klassiker“ die Urlaubsplanung genannt. Der Fall wird im Team besprochen und die Eckdaten kurz notiert. Das könnten die Entscheidungen (Urlaubsgenehmigung) und die Verantwortung (Einhaltung der vertraglichen und gesetzlichen Urlaubsansprüche, Sicherstellen eines kontinuierlichen Betriebs) sein. Am schnellsten ist es, wenn alle in der Runde – ohne Diskussion – gleich die Delegationsstufe wählen, mit der sie sich wohl fühlen. Diejenigen mit dem niedrigsten und höchsten Wert erklären dann ihre Gedanken. In weiteren Runden kann man sich annähern und einen Konsens vereinbaren. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen verstehen, dass es keine höhere Stufe geben kann als die Führungskraft wählt – letztlich muss sie die Delegation vertreten und verantworten.

Abschluss und Weiterentwicklung

Hat man eine Vereinbarung getroffen, dann sollte man noch klären, wie man sich freundlich an die Einhaltung der Vereinbarung erinnern möchte (das insbesondere auch für die Führungskraft).
Der Einstiegsworkshop endet mit der Planung der Folgetermine, z.B. alle zwei Wochen oder einmal im Monat. In den Folgeterminen wird zunächst geprüft, ob sich die bestehenden Vereinbarungen bewährt haben. Ist die Führungskraft mit der Übernahme der Verantwortung zufrieden? Wollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr Entscheidungsfreiheiten? Ggf. wird gemeinsam eine neue Vereinbarung getroffen. Anschließend nimmt man neue Entscheidungsbereiche auf, wenn sich diese praktisch anbieten. Es macht wenig Sinn die Liste mit akademischen Inhalten zu füllen. Es sind alle aufgefordert Vorschläge zu liefern.

Hinweis Delegation an ein Team

Wird eine Entscheidung an ein Team oder ein Teilteam delegiert, dann ist dies als zweistufiger Prozess zu verstehen. Zunächst wird die Delegation zwischen Führungskraft und Team geklärt und dann zwischen dem Team und ihren Individuen. Die zweite Runde findet selbstverständlich ohne Führungskraft statt und setzt eine entsprechende Reife im Team voraus.

Weitere Informationen findest du unter dem Begriff „Delegation Poker“ z.B. bei Management 3.0.

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