power-meetings

Meetings im Team mit Niveau und alles andere als langweilig

Fünf einfache Anregungen, wie dein Team in Meetings weniger Zeit verschwendet und mehr Ergebnisse erzeugt.

Praktik “Power-Meetings”

Dimension: Struktur | Stufe: orangener Gürtel

Als Führungskraft kannst du die Meetings in deinem Umfeld durch strukturelle Maßnahmen effizienter und lebendiger machen – aktiviere die Meeting-Power.

Ziele

Alle sitzen im halb-abgedunkelten Raum, der Beamer wirft eine Präsentation an die Wand. Einigen Teilnehmern ist anzusehen, dass sie lieber etwas anderes erledigen würden. Endlich werden alle Teilnehmer in eine Frage einbezogen. Doch die Antworten ziehen sich wie Kaugummi – offensichtlich ist kein echter Experte unter den Teilnehmenden. Am Ende kommen Entscheidungen zustande, die von den Könnern der Materie nicht nachvollziehbar sind.

Wenn du dieses Szenario kennst, dann ändere etwas daran. Meetings dienen dem lebendigen Austausch und tragen dazu bei, dass die beste Lösung für ein Problem gefunden wird.

Ablauf

  • Vor dem Meeting wird das Thema oder die Problemstellung bekannt gegeben. Alle Teilnehmenden sollen frühzeitig wissen worum es geht.
  • Anhand des Themas kann man auch entscheiden, welche Teilnehmerinnen und Teilnehmer für diesen Termin die besten Beiträge liefern können. Genau diese sollten dann auch eingeladen werden.
  • Informationen kann man auch prima vor dem Meeting verschicken. In Form von Präsentationen, Tabellen, Dokumente, Muster, Bilder, etc.
  • Sind die Unterlagen stark erklärungsbedürftig, dann kann man vor der Besprechung eine Fragenrunde anbieten – das geht natürlich auch virtuell per Audio- oder Video-Schalte.
  • Nun nutzen alle Eingeladenen die Chance und entscheiden, ob sie überhaupt bei dem Meeting gebraucht werden. Die Teilnahme wird für alle freiwillig gestellt – damit entscheidet jeder selbst, ob er/sie einen Beitrag zum Meeting leisten kann. Wenn das nicht der Fall ist, dann kann er/sie die Teilnahme verweigern oder einen besser geeigneten Kandidaten schicken.
  • Bestimme zu Beginn des Meetings einen Moderator. Dies sollte nicht immer dieselbe Person sein, das Meeting sollte nicht von einer einzelnen Person abhängig sein.
  • Das Meeting wird für den Informations- und Argumente-Austausch genutzt, die Entscheidung fällt erst nach dem Meeting durch eine kompetente Person.

Einsatzmöglichkeiten

Du kannst aus allen Besprechungen ein Power-Meeting machen, deren Ablauf du gestaltet kannst.

Vorteile

  • Meetings werden etwas anstrengender in der Vorbereitung, dafür ist die Durchführung für alle interessanter.
  • Durch die vorab-Informationen kann jeder wählen, wann er die Informationen ansieht und auch wie intensiv. Wenn schon viel Hintergrund dazu bekannt ist, dann muss man sich nicht unnötig lange damit beschäftigen.
  • Wenn jemand etwas präsentiert und dabei ständig spricht, dann ist es schwer sich eigne Gedanken zu machen oder ein Detail zu vertiefen. Liegen alle Unterlagen vor, dann ist das problemlos möglich.
  • Die gemeinsame Zeit wird für Interaktion genutzt und nicht für die Weitergabe von Informationen in eine Richtung.
  • Meetings ohne Beteiligung haben in der Bewertung der potentiellen Teilnehmer offensichtlich wenig Wert. Solche Meetings trocknen aus und werden nicht weiter angeboten. Entweder sparen dann Alle viel Zeit, oder gewinnen die Erkenntnis, dass das Meeting doch einen Wert hatte und berufen es wieder ein.
  • Die Gruppe autorisiert den Moderator den Fokus zu halten und Abschweifungen zu unterbrechen.
  • Entscheidungen in der Gruppe unterliegen einer besonderen Dynamik. Schnell kommen hier Aspekte zum Tragen, die nicht unbedingt zu einer guten Entscheidung beitragen. Wenn es einen Experten gibt, der mit etwas Abstand zum Meeting nochmal alle Aspekte abwägen kann, kommt in der Regel schneller zu einer besseren Entscheidung.

Voraussetzungen und Hilfsmittel

Meetings, die als reine Status-Symbole dienen, können mit der Meeting-Power nicht verändert werden. Bei jeder Meeting-Serie muss also zunächst bestimmt werden, welchem Zweck sie dient. Es braucht einen einflussreichen Sponsor für die Meeting-Power, der die Prinzipien auch gegen andere Gepflogenheiten im Unternehmen verteidigen kann. Wenn zum Beispiel Eingeladene ihre Teilnahme verweigern, dann kann dies bei dem Einladenden Irritationen auslösen.

Es ist hilfreich, wenn eine elektronische Infrastruktur (E-Mail, Kalender, Video-Konferenz, etc.) zur Verfügung steht. Ansonsten sind keine Hilfsmittel nötig.

Einführung

Die Einführung legitimiert am besten eine Führungskraft, diese muss auch hinter den Punkten dieser Praktik stehen. Die Führungskraft darf die bisherigen Unarten auch nicht weiter dulden: also Meetings ohne festgelegtes Thema, unvorbereitete Teilnehmer, langweilige Präsentationen, lange Diskussionen um zu einem Konsens in der Gruppe zu kommen.

Kommentare und Tipps

Die Praktik bringt mehr Dynamik in die Besprechungslandschaft. Plötzlich verändern sich die Informationsflüsse: im Idealfall weg von formaler Macht hin zur informellen Expertise. Damit wird der Weg zur nächsthöheren Stufe bereitet, auch wenn für diese Praktik noch keine Änderung an den Machtstrukturen erfolgen.

Varianten

Entwickle deine eigene Variante und beschreibe sie in den Kommentaren.

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