Diese 11 Protokolle machen jedes Team erfolgreicher

Über 20 Jahre lang haben sich Jim und Michele McCarthy mit der Frage beschäftigt, was erfolgreiche Teams besser machen.

Ihre Ergebnisse haben sie in 11 einfachen Protokollen zusammengefasst. In den Episoden 5 bis 8 des Schwarm Coach Podcasts wurden diese „Core Protocols“ erklärt. Auf dieser Seite habe ich alle Protokolle zum Nachlesen zusammengetragen.

Teilnahme-Verpflichtungen

Dieser Teil wurde in Episode 5 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Entscheidend ist die Haltung aller Team-Mitglieder. Daher verpflichten sich alle Team-Mitglieder spätestens beim Check-in zu folgenden Prinzipien:

  1. Ich schütze unser Team.
    • Ich wende die Core Protocols korrekt an.
    • Ich werde niemanden schaden und toleriere nicht, dass jemand zu Schaden kommt, weil er sich dieser Verpflichtungen treu verhält.
    • Ich mache niemals absichtlich eine Dummheit.
  2. Ich bin offen
    Ich sage was ich möchte, denke und fühle.
  3. Ich helfe das Team voranzubringen.
    • Ich praktiziere und akzeptiere nur vernünftige, ergebnisorientierte Verhaltensweisen und Kommunikation.
    • Ich schlage eine Idee sofort vor, wenn ich sie habe oder höre
      (sofern sie besser ist als die derzeit vorherrschende Idee).
    • Ich unterstütze stets die beste Idee, unabhängig woher sie kommt und auch, wenn ich hoffe, dass später eine bessere Idee entstehen könnte.
    • Ich tue jetzt, was schlussendlich getan werden muss.
  4. Ich stehe nicht über den anderen.
    • Ich strebe an, mehr zu verstehen als verstanden zu werden.
    • Ich spreche immer und nur dann, wenn ich glaube dadurch das Aufwand-Nutzenverhältnis des Teams zu verbessern.
    • Ich nutze vor allem bei schwierigen Aufgaben das Team.
  5. Ich bin freiwillig dabei, ich verlasse weniger produktive Situationen…
    • …wenn es mir nicht möglich ist, diese Verpflichtungen einzuhalten.
    • …wenn es wichtiger ist, dass ich mich woanders engagiere.

Die Teilnahme-Verpflichtungen findest du hier in druckbarer Form.

Check-in

Dieser Teil wurde in Episode 5 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Dieses Protokoll bietet sich zu Beginn eines Meetings an, kann aber auch jederzeit genutzt werden, wenn es sinnvoll erscheint.

Schritte

  • Reihum sagt jeder wie er sich fühlt (oder passt, siehe Passen)
    also: Ich fühle mich… traurig, glücklich, voller Sorge/Angst, verrückt, aufgewühlt, …
  • dann sagt er oder sie „Ich bin dabei“/ „checked-in“ o.ä. (passen nicht erlaubt) und bestätigt damit, dass er sich an die Hauptverpflichtungen hält.
  • Alle anderen antworten „willkommen“
  • Der oder die Nächste ist dran.

Hinweise

  • Äußere Gefühle ohne Einschränkungen, aber äußere nur die eigenen Gefühle.
  • Sei still und höre zu wenn die anderen ein-checken. Beziehe dich nicht auf die Check-In-Angaben eines anderen, ohne dessen Erlaubnis.
  • Die Qualität eines Teams nimmt zu, je tiefgründiger der Check-in durchgeführt wird.

Check-out

Dieser Teil wurde in Episode 5 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Den Check-out nutzt du, wenn du eine Auszeit brauchst. Wenn Du nicht gemäß den Teilnahme-Verpflichtungen am Team-Geschehen teilnehmen kannst und Zeit für dich benötigst.

Es kann auch vorkommen, dass du nur aus Gefälligkeit am Team-Geschehen teilnimmst und selbst der Überzeugung bist, dass du diese Zeit besser nutzen kannst. Sobald dir dies bewußt wird, darfst und solltest du aus-checken.

Schritte

  • Sag „ich bin raus“, „check-out“ o.ä.
    Wenn bekannt und relevant, dann darfst du (freiwillig) sagen, wann du zurück kommst.
  • Verlasse den Raum, bis du wieder breit bist einzuchecken

Hinweise

  • Niemand folgt der Person, keiner stellt Fragen oder redet über abwesende Personen. Wenn jemand aus-checkt beurteile, beschäme, befrage oder bestrafe ihn nicht.
  • Beim Aus-checken: einfach machen, ohne die Aufmerksamkeit der andere zu stören
  • Komme zurück so bald es dir möglich ist die Teilnahme-Verpflichtungen einzuhalten.
  • Mache beim Zurückkommen einen check-in ohne unnötig Aufmerksamkeit zu erregen.

Passen

Dieser Teil wurde in Episode 6 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Das Passen ist die kleine Variante des Check-out. Damit kannst du dich zurücknehmen, wenn es gerade für dich situativ nicht passt teilzunehmen.

Schritte

  • Wenn Du nicht teilnehmen willst, dann sagst du einfach „Ich passe“
  • Willst du wieder teilnehmen, dann sag einfach „ich bin wieder dabei“ (o.ä)

Hinweise

  • Behalte die Gründe für dich. Respektiere, wenn andere ohne Gründe passen. Unterstütze andere, indem du ihr passen nicht in Frage stellst. Insbesondere beurteile, beschäme, streite, verhöre oder bestrafe niemanden, der passt.
  • Wenn du zu den Verpflichtungen stehst, dann wirst du nicht oft/lange passen.
  • Man kann auch passen, wenn man selbst etwas losgetreten hat.

Bitte um Hilfe

Dieser Teil wurde in Episode 6 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Dieses Protokoll klingt so unnötig, weil es so selbstverständlich scheint um Hilfe zu bitten. Dabei kann ein Team gerade mit diesem Protokoll einen großen Schritt in Richtung Erfolgsteam machen.

Schritte

  • Frage jemanden: „Würdest du bitte…“. Bleibe knapp, gibt nur Details und Einschränkungen die für das Verständnis der Bitte wichtig sind.
  • Die Antwort lautet „Ja“ oder „Nein“, ggf. kann eine alternative Hilfe vermittelt oder angeboten werden.

Hinweise für den Fragenden

  • Mache deutlich, dass es sich um dieses Protokoll handelt und ein „Nein“ ohne Diskussion in Ordnung ist.
  • Zögere nicht zu fragen, schon gar nicht aus Höflichkeit. Vertraue darauf, dass Helfende selbst die Verantwortung übernehmen auch mal „Nein“ zu sagen. Man darf so viele Bitten an jemanden stellen wie man mag, es ist die Verantwortung des anderen dir Grenzen zu setzen, wenn es ihn stört. Grenzen müssen dann eingehalten werden.
  • Entschuldige dich nicht für die Bitte. Fragen kostet nichts – schlimmstenfalls gibt es ein „Nein“, dann verlierst du auch nichts. Man kann also nur gewinnen.
  • Mache dir klar was du vom Helfenden möchtest. Ansonsten bitte um Hilfe, dich dabei zu unterstützen es herauszufinden.
  • Sei offen für die angebotene Hilfe, auch wenn du dir etwas Anderes vorgestellt hast. Gehe davon aus, dass der Gefragte sein bestes Hilfsangebot liefert. Frage später, wenn du Hilfe jetzt nicht entgegen nehmen kannst.
  • Akzeptiere ein „Nein“ ohne Fragen oder Gefühlsdrama!
  • Bitte um Hilfe, wenn es noch gut läuft. Hole Hilfe nicht erst wenn du in Schwierigkeiten bist – dann hast du schlicht zu lange gewartet.
  • Auch Personen, die nichts von deinem Problem verstehen, können dir helfen die Antworten in dir selbst zu finden.

Hinweise für den Helfenden

  • Sag „Nein“, wenn du nicht helfen möchtest oder dir nicht sicher bist.
  • Nach „Nein“ kommt nichts mehr – keine Erklärung, Entschuldigung, nichts – nur „Nein“.
  • Biete deine beste Hilfe an, selbst wenn es etwas anderes ist als der Bittende erwartet.
  • Frage nach mehr Informationen, wenn du die Bitte nicht verstanden hast.

Protocol check

Dieser Teil wurde in Episode 6 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Die Protokolle können Schaden anrichten. Daher ist es jederzeit – auch zwischendurch – möglich die Durchführung eines Protokolls oder die Einhaltung der Teilnahme-Verpflichtungen zu hinterfragen.

Dabei geht es nicht darum, dass man es genau nach Lehrbuch machen muss, sondern um Schaden und schlampige Ausführung zu vermeiden.

Schritte

  • Sag „protocol check“
  • Wenn die richtige Verwendung des Protokoll kennst, dann verrate sie oder frage nach der richtigen Verwendung.

Hinweise

  • Mache den Check unabhängig von der aktuellen Aktivität
  • Unterstütze jeden bei der Durchführung des Checks. Beschäme oder bestrafe niemand, der den Check macht.
  • Frage um Hilfe, wenn dir der richtige Umgang mit den Protokollen nicht klar ist

Intention Check

Dieser Teil wurde in Episode 8 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Beim Intention Check wird nicht das Protokoll, sondern die dahinter liegende Motivation eines Teilnehmers kurz erfragt. Konflikte beruhen oft darauf, dass man die Intention des Anderen nicht kennt und Vermutungen anstellt. Dieses Protokoll hilft die Absichten kennen zu lernen und eventuelle Missverständnisse auszuräumen. Das Protokoll kann man auch bei sich selbst (laut) anwenden.

Schritte

  • Frage „Was ist meine/deine Absicht bei …?“. Es kann bei einem tatsächlichen oder anstehenden Verhalten einer Person angewendet werden.
  • Wenn hilfreich frage: „Welche Antwort oder welches Verhalten möchtest du von wem als Ergebnis von …?“

Hinweise

  • Sei dir der eigenen Absichten bewusst, bevor du die Anderen hinterfragst. Stelle vorher sicher, dass du die Absicht hast eventuelle Konflikte friedlich zu klären. Hast du keine friedlichen Absichten, dann checke aus.
  • Frage ausreichend um die Absichten freizulegen.
  • Gehe nicht in die Verteidigung, wenn du nach deiner Absicht gefragt wirst. Wenn dir das nicht möglich ist, dann checke aus.
  • Taucht ein unlösbarer Konflikt auf, dann checke aus und bitte am besten einen Mediator um Hilfe.

Entscheiden

Dieser Teil wurde in Episode 7 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Bei Entscheidungen zeigt sich die Reife eines Teams am deutlichsten. Gute Teams treffen Entscheidungen schnell und lassen dabei keinen zurück. Zu diesem Protokoll gibt es eine grafische Übersicht:

Gruppenentscheidung in der Übersicht

Grafik als PDF.

Schritte

  • Starte mit: „Ich schlage vor…“. Stelle ein präzises, umsetzbares Vorhaben vor.
  • Vorschlagender sagt „1–2–3“
  • Auf 3 heben alle Teammitglieder spontan die Hand
    • Daumen hoch = dafür
    • Daumen runter = dagegen
    • Flache Hand = kann damit leben
  • Jeder kann ein Veto abgeben durch: „ich bin absolut dagegen“. Dann ist der Vorschlag abgelehnt.
  • Vorschlagender zählt die Stimmen. Der Vorschlagt ist Abgelehnt, wenn sich das Abholen der Gegenstimmen nicht lohnt. Dies liegt im Ermessen des Vorschlagenden.
  • Führe mit jeder Gegenstimme das Protokoll „Abholen der Gegenstimme“ durch. Der Vorschlag ist angenommen, wenn es am Ende keine Gegenstimmen mehr gibt.

Hinweise

  • Alle Teammitglieder unterstützen die getroffene Entscheidung:
    • Ist ein Vorschlag angenommen, dann steht das gesamte Team dahinter.
    • Informiere dich über Entscheidungen in deiner Abwesenheit. Setze auch Entscheidungen um, die während deiner Abwesenheit getroffen wurden.
  • Es spricht nur der Vorschlagende und der Angesprochene, alle anderen sind still.
  • Halte die Vorschläge einfach, immer nur eine Sache in den Vorschlag packen.
  • Bei einer Entscheidung kann man nicht passen. Wähle selbst, schau nicht auf die Stimmen der Anderen.
  • Stimme nur „Nein“, wenn die Auflösung mehr bringt, als es die Gruppe Zeit kostet. „Nein“, nur um Kleinigkeiten zu verbessern bremst die Gruppe unnötig aus. Also Vermeiden. Mache lieber anschließend einen neuen Vorschlag mit den Details oder bringe dich selbst bei der Umsetzung ein.
  • Nutze das Veto bewußt und sparsam. Lege Veto nur ein, wenn du davon überzeugt bist, dass dein Veto die Gruppe in die richtige Richtung führt oder es deine Integrität von dir verlangt.
  • Streite nicht mit den Gegenstimmen, frage einfach nach einer besseren Idee.
  • Vorschlagender darf jederzeit seinen Vorschlag zurückziehen. Ziehe schwache Vorschläge zurück. Richtwert: bei weniger als 70% Zustimmung.

Abholen der Gegenstimme

Dieser Teil wurde in Episode 7 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Das Abholen der Gegenstimme wird nur im Kontext einer Entscheidung angewendet. Zur Entscheidung gibt es eine grafische Übersicht.

Schritte

  • Vorschlagender fragt nacheinander alle Gegenstimmen „Was brauchst du, damit du dabei bist?“
  • Die Gegenstimme gibt in einem präzisen Satz die Änderungen wieder, damit sie dem Vorschlag zustimmen kann.
  • Vorschlagender übernimmt die Änderungen oder zieht den Vorschlag zurück.

Hinweise

  • Bei einfachen Modifikationen reicht ein Blick in die Runde, ob noch alle dabei sind.
  • Sind die Modifikationen umfangreich, kann der Vorschlagende den Vorschlag zurückziehen. Er reicht umgehend einen neuen Vorschlag mit den Modifikationen ein.
  • Wenn die Gegenstimme auf die obige Frage sagt, warum sie mit „Nein“ stimmt oder irgendetwas anderes erklärt, dann unterbricht ihn der Vorschlagende und stellt die Frage erneut.

Perfektionsspiel

Dieser Teil wurde in Episode 8 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Beim Perfektionsspiel bekommt man ein positives Feedback. Das Ziel ist gegenseitiges Lernen im Team zu fördern.

Schritte

  • Suche dir einen Partner mit dem du dich oder ein Objekt von dir optimieren möchtest.
  • Sage „Start“ und präsentiere das Objekt oder spiele die Szene durch. Sage „Ende“.
  • Der Partner bewertet das Objekt oder die Szene mit 1 (viel Verbesserungspotential) bis 10 (perfekt). Der Partner bewertet immer den Wert, den er dem Objekt noch hinzufügen kann.
  • Der Partner zählt die Dinge auf, die ihm am Objekt/Szene gefallen haben (wegen hoher Qualität oder weil sie verstärkt werden können).
  • Der Partner bietet Verbesserungen an: „Um daraus eine 10 zu machen, würde ich…“

Hinweise

  • Du hast um das Feedback gebeten, akzeptiere es ohne Argumente.
  • Frage bei Verbesserungen nach, bist du sie verstehst. Diskutiere nicht darüber, dass du der Verbesserung nicht zustimmst – übernimm sie bei der Überarbeitung nicht in dein Objekt.
  • Der Partner gibt nur positive Rückmeldungen: was hat gefallen und was bringt die 10.
  • Der Partner verzichtet darauf negative Dinge zu erwähnen (z.B. was dir nicht gefällt).
  • Der Partner zieht nur Punkte ab, wenn ihn wichtige Verbesserungen einfallen:
    • Er drückt mit den Punkten aus, wieviel er zur Verbesserung beitragen kann.
    • Wenn dir nichts Konstruktives einfällt, ist es eine 10.
    • Eine 5 bedeutet, dass du beschreiben kannst, wie man es doppelt so gut machen kann.

Ergründe

Dieser Teil wurde in Episode 8 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Bei diesem Protokoll geht es darum andere Team-Mitglieder besser zu verstehen. Diesem Protokoll liegt folgende Überlegung zu Grunde: Ich kann leichter Vertrauen haben, wenn ich einen anderen Menschen verstehe.

Schritte

  • Du nimmst die Rolle eines Reporters ein. Verhalte dich wie ein distanzierter, aber faszinierter Fragesteller bis deine Neugierde befriedigt ist oder du keine Fragen mehr stellen willst.

Hinweise

  • Stelle gut formulierte Fragen.
    • Unterlasse es, Meinungen abzugeben. Theoretisiere nicht über das Thema und stelle keine Diagnose.
    • Stelle keine unterstellenden Fragen, die bereits eine Antwort beinhalten.
    • Vermeide „Warum“-Fragen. Diese Fragen können dazu führen, dass sich der Gefragte rechtfertigt.
  • Stelle nur Fragen, die dein Verständnis verbessern.
  • Stelle Fragen nur, wenn auch den Befragte das Thema interessiert und er bereitwillig antwortet.
  • Wenn du nicht distanziert, neugierig und ohne Absichten bleiben kannst, dann pausiere.
  • Bleibe bei der Absicht weitere Informationen zu sammeln. Am besten pausierst du, wenn du vor Rededrang fast explodierst. Wenn dir das öfters passiert, kannst du den Intention Check mit dir selbst machen oder aus-checken.

Persönliche Ausrichtung

Dieser Teil wurde in Episode 8 des Schwarm Coach Podcasts vorgestellt.

Mit der persönlichen Ausrichtung kann man sich selbst ergründen. Ein Partner aus dem Team leistet dabei Hilfestellung. Dieses Protokoll braucht etwas mehr Übung und auch Vertrauen. Ich empfehle dieses Protokoll nur fortgeschrittenen Teams.

Schritte

  • Frage dich: „was genau will ich?“
  • Frag dich: „Was blockiert mich dabei zu bekommen, was ich will?“
  • Finde heraus was die Blockade beseitigen kann: „Welche Fähigkeit, wenn ich sie hätte, würde die Blockade überwinden?“
  • Gehe nun davon aus, dass diese Fähigkeit das ist, was du tatsächlich willst.
  • Springe zurück im Protokoll: suche Blockade(n), suche notwendige Fähigkeiten, …
  • Wiederhole bis du eine Fähigkeit findest, die stark genug ist die Blockaden zu überwinden und damit das ursprüngliche Ziel ermöglicht.
  • Schreibe eine persönliche Ausrichtungsaussage nieder in der Form „Ich will Fähigkeit“ (Beispiel: „Ich will Mut“)
  • Arbeite an deiner Ausrichtung und beziehe andere mit ein
    • Informiere andere, wenn du die Fähigkeit trainierst
    • Vereinbare wie die Anderen dir ihre Unterstützung signalisieren können: „Wenn ich X sage/mache, dann sag/mache du Y.“
  • Messe die Fortschritte. Schreibe spezifisch und messbar auf, wie du Fortschritte erkennen kannst.

Hinweise

  • Finde eine Ausrichtung, die zur persönlichen Veränderung führt und keine Veränderung anderer erfordert.
  • Finde Verhinderungen und Wünsche, die deine Effektivität im Leben und in der Arbeit radikal erhöhen würden. Finde eine Tugend/Fähigkeit in einem Wort: Integrität, Leidenschaft, Selbstpflege, Frieden, Spaß, o.ä.
  • Frage Personen um Hilfe, die dich und dieses Protokoll kennen.
  • Wenn dir nichts einfällt, starte mit „Ich will Selbstbewusstsein“
  • Eine Blockade ist immer in dir selbst. Sie hat nichts mit äußeren Umständen oder Personen zu tun.
  • Finde für die Umsetzung Nachweise, die von einer dritten Partei objektiv feststellbar sind. Du suchst idealerweise kurz- und langfristige Nachweise: Welche Ergebnisse werden sofort sichtbar? Welche Ergebnisse stellen sich in 5 Jahren ein?

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